KARIERA

Specjalista/tka ds. administracji

Twój zakres obowiązków:

• bieżące wsparcie administracyjne i organizacyjne biura,
• przyjmowanie, rejestracja i koordynacja obiegu przesyłek oraz korespondencji,
• zarządzanie dokumentacją, jej porządkowanie i archiwizacja,
• samodzielne redagowanie pism i korespondencji oraz dbanie o właściwą formę dokumentów wychodzących,
• koordynacja podpisów, dokumentów i korespondencji wymagających akceptacji osób decyzyjnych,
• współpraca z poszczególnymi działami firmy w zakresie bieżących spraw administracyjnych i organizacyjnych,
• organizacja spotkań oraz przyjmowanie gości,
• organizacja i koordynacja podróży służbowych,
• przygotowywanie zestawień, raportów, analiz, prezentacji i innych materiałów na potrzeby organizacji,
• składanie zamówień zakupowych oraz nadzór nad bieżącymi potrzebami biura,
• kontakt z dostawcami, podwykonawcami, administracją budynku oraz partnerami zewnętrznymi,
• zarządzanie flotą samochodową firmy, w tym koordynacja serwisów, przeglądów, napraw i bieżącej eksploatacji pojazdów,
• koordynacja polis ubezpieczeniowych dotyczących floty i innych obszarów administracyjnych, w tym pilnowanie terminów ich zawierania i odnawiania,
• wsparcie administracyjne poszczególnych działów firmy,
• bieżąca aktualizacja i dbałość o poprawność danych w wykorzystywanych systemach,
• dbanie o sprawny przepływ informacji wewnątrz organizacji,
• realizacja innych bieżących zadań związanych z codziennym funkcjonowaniem biura.

Nasze wymagania:

• doświadczenie w pracy administracyjnej, biurowej lub na podobnym stanowisku,
• bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność samodzielnego działania,
• bardzo dobra znajomość pakietu MS Office,
• czynne prawo jazdy kat. B,
• dobra znajomość języka angielskiego będzie dodatkowym atutem,
• umiejętność sprawnego przygotowywania dokumentów, zestawień i korespondencji,
• dokładność, rzetelność i terminowość,
• samodzielność, odpowiedzialność i zaangażowanie,
• umiejętność pracy przy kilku równoległych zadaniach,
• komunikatywność i umiejętność współpracy z różnymi działami firmy,
• dyskrecja i wysoka kultura osobista,
• dyspozycyjność do rozpoczęcia pracy najpóźniej od 1 października 2026 r.

To oferujemy:

• pracę w stałych godzinach 9:00–17:00,
• stabilne zatrudnienie w firmie o ugruntowanej pozycji na rynku,
• konkurencyjne wynagrodzenie adekwatne do doświadczenia i kompetencji,
• możliwość rozwoju zawodowego i podnoszenia kwalifikacji,
• perspektywy awansu w strukturach firmy,
• różnorodny zakres obowiązków i możliwość poznania różnych obszarów funkcjonowania organizacji,
• pracę w profesjonalnym i dynamicznym środowisku,
• dobrą atmosferę pracy,

• możliwość skorzystania z benefitów pracowniczych na preferencyjnych warunkach cenowych.

O nas

Poszukujemy Specjalisty / Specjalistki ds. Administracji, który/a będzie odpowiadać za sprawną organizację bieżących procesów administracyjnych oraz wsparcie codziennego funkcjonowania biura.

Rola obejmuje m.in. koordynację dokumentacji i korespondencji, organizację spotkań i podróży służbowych, zarządzanie flotą samochodową i ubezpieczeniami, przygotowywanie zestawień i materiałów oraz bieżącą współpracę z różnymi działami firmy i partnerami zewnętrznymi.

Szukamy osoby dobrze zorganizowanej, samodzielnej i dokładnej, która potrafi sprawnie koordynować kilka tematów jednocześnie, pilnować terminów i reagować na bieżące potrzeby organizacji.